リスクを最小化する情報発信承認プロセスとは？チェック体制とルール整備
企業が発信する情報は、ウェブサイト、公式SNSアカウント、プレスリリース、広告、社員ブログなど多岐にわたります。これらの情報発信は企業の認知度向上やブランディング、顧客とのコミュニケーションに不可欠ですが、一方で不適切な内容や表現が含まれていると、炎上や企業イメージの失墜といった深刻なリスクを招く可能性があります。
情報発信のリスクを低減するためには、コンテンツ自体の内容吟味に加え、社内の承認プロセスを適切に構築し、運用することが極めて重要です。承認プロセスは、情報が公開される前に複数の目でチェックし、問題がないことを確認するための最終防衛線となります。
本記事では、企業の情報発信における承認プロセスで発生しうるリスクを明らかにし、リスクを最小化するための理想的な承認プロセス構築、具体的なチェック体制とルール整備について解説します。広報・マーケティング担当者の皆様が、安全かつ効果的な情報発信体制を構築するための一助となれば幸いです。
情報発信承認プロセスにおける主なリスク
情報発信に関する承認プロセスが形骸化していたり、不備があったりする場合、以下のようなリスクが発生する可能性が高まります。
- チェック体制の不備: 承認担当者の知識不足、特定の観点（法務、コンプライアンス、ブランドイメージなど）からのチェック漏れ、あるいは単純な誤字脱字や事実誤認の見落としなどにより、問題のある情報がそのまま公開されてしまうリスクです。
- 承認フローの遅滞: 複雑すぎたり、担当者がボトルネックになっていたりする承認プロセスは、情報発信のスピードを低下させます。特に速報性が求められる情報においては、機会損失を招くだけでなく、後手に回ることで風評リスクを高める可能性もあります。
- 責任範囲の不明確さ: 誰が最終的な承認者であり、その情報発信に関してどのような責任を負うのかが曖昧だと、問題発生時の対応が遅れたり、再発防止策が進まなかったりします。
- 関係部署との連携不足: 法務、コンプライアンス、サービス部門、現場部門など、情報内容に関わる様々な部署との連携や確認が不足していると、事実誤認や法的な問題を抱えた情報が発信されるリスクがあります。
- 属人化: 特定の担当者しか承認プロセスを回せない、あるいは特定の担当者しかチェック基準を理解していないといった状況は、担当者不在時のリスクや、チェック品質のばらつきを生む原因となります。
- チェック項目の不足や曖昧さ: チェックすべき項目が具体的に定義されていない、あるいは基準が曖昧である場合、承認担当者の主観によってチェックの質が変動し、重要なリスクを見逃す可能性があります。
リスクを最小化する理想的な情報発信承認プロセス
これらのリスクを回避し、安全かつ効率的な情報発信を実現するためには、以下の要素を取り入れた承認プロセスを構築することが理想的です。
- 目的の明確化: なぜこの情報発信が必要なのか、誰に何を伝えたいのか、どのような効果を期待するのかといった目的を明確にし、承認担当者全員が共有することが重要です。目的を理解していれば、情報内容の適切性をより的確に判断できます。
- 役割と責任範囲の明確化: 情報発信に関わる各ステップ（企画、作成、一次チェック、二次チェック、最終承認、公開、効果測定など）における担当者と、それぞれの責任範囲を明確に定義します。特に最終承認者が誰であるかを明確にし、その責任を周知徹底します。
- チェック基準・ガイドラインの策定: 情報の種類や媒体（SNS、ブログ、プレスリリースなど）に応じた具体的なチェック基準やガイドラインを策定します。「この表現は避ける」「この情報は必ず確認する」といった具体的なルールがあると、属人化を防ぎ、チェックの質を均一化できます。
- 関係部署との連携体制構築: 必要に応じて法務部門、コンプライアンス部門、技術部門、現場部門などに相談・確認できるルートを明確に設けます。特定の専門知識が必要な情報については、必ず該当部署の確認を得るフローを組み込みます。
- 承認フローのスピードと正確性の両立: リスクチェックの正確性を保ちつつ、迅速な情報発信を可能にするフローを設計します。ツールの導入による効率化や、承認担当者の負担分散なども検討します。
- 緊急時の特例フローの検討: 大規模な災害発生時や緊急性の高い発表が必要な場合に備え、通常の承認プロセスよりも短縮されたり、一部の承認者が不在でも進められたりする特例フローを事前に検討・文書化しておきます。
具体的なチェック体制とルールの整備
理想的な承認プロセスを機能させるためには、具体的なチェック体制の構築と社内ルールの整備が不可欠です。
チェック体制の構築
- 多段階承認の導入: 情報の重要度やリスク度合いに応じて、一次承認者（担当チームリーダーなど）、二次承認者（広報責任者など）、最終承認者（部門長や役員など）と、複数の段階で承認を求めるフローを設けます。
- ダブルチェック/トリプルチェックの実施: 特にリスクが高いと考えられる情報（例：価格改定、サービス停止、謝罪、社会的に議論を呼びそうなテーマなど）については、複数の異なる担当者や部署がチェックする体制を導入します。
- チェックリストの活用: 媒体別、内容別などのチェックリストを作成し、承認者が必ず確認すべき項目（例：事実確認、誤字脱字、著作権侵害の可能性、個人情報保護、差別・不快表現の有無、ブランドイメージとの整合性、法的問題の有無など）をリスト化します。
- 相談窓口の設置: 承認担当者や情報発信担当者が、判断に迷った際に相談できる社内の窓口（法務、広報、コンプライアンス部門など）を明確にし、周知します。
ルールの整備と周知
- 「情報発信ガイドライン」などへの明記: 企業の「情報発信ガイドライン」「SNS運用ポリシー」「危機管理マニュアル」といった関連規程の中に、具体的な承認フロー、各担当者の役割と責任、チェック基準、緊急時の対応などを明記します。
- 承認に必要な情報の定義: 承認を申請する際に添付・提示すべき情報（発信内容のドラフト、発信目的、ターゲット、利用媒体、公開予定日時、想定されるリスク、関係部署との調整状況など）を明確に定めます。
- 承認期限の設定と管理: 各承認段階における承認期限を設定し、遅滞を防ぐための仕組み（例：リマインダー、申請状況の可視化ツールなど）を導入します。
- 承認ルートと担当者の明確化: 誰が誰に承認を求めるのか、不在時の対応者などを一覧化し、関係者全員がいつでも参照できるようにします。
- 過去の事例やチェック結果の共有体制: 過去に問題が発生した事例や、チェックで指摘された内容、他部署からのフィードバックなどを共有する場や仕組みを設け、組織全体のチェック能力向上に繋げます。
- 定期的なルール見直しと周知: 情報環境の変化や社内外の状況を踏まえ、承認プロセスやルールを定期的に見直し、改訂内容を関係者全員に周知徹底します。
まとめ
企業の情報発信における承認プロセスは、単なる形式的な手続きではなく、炎上やトラブルといったリスクを未然に防ぐための要となる機能です。適切なチェック体制と明確なルールに基づいた承認プロセスを構築し、組織全体でその重要性を共有することで、リスクを最小限に抑えつつ、企業の信頼性を高める情報発信が可能となります。
承認プロセスやルールの整備は一度行えば完了するものではありません。時代の変化や社会情勢、社内の状況に合わせて継続的に見直し、改善を重ねていくことが、情報発信リスク管理において不可欠な取り組みと言えるでしょう。